Aby zwiększyć skuteczność firmy, a ponadto delegować zadania proste i powtarzalne, wiele firm decyduje się na przekazanie części obowiązków do zewnętrznych partnerów. Często spotykanym posunięciem jest outsourcing kadr i płac, a na rynku istnieje wiele jednostek realizujących takie zlecenia. W zależności od polityki firmy zlecającej istnieje wiele sposobów na realizację takich zdań. Niektóre z nich wybierają firmę zewnętrzną, niezwiązaną z jednostką zlecającą, natomiast część decyduje się na utworzenie osobnej jednostki, często spółki. Każde z takich rozwiązań ma swoje plusy i minusy, nie mniej jednak, jeśli priorytetem jest kontrola nad powierzonymi zadaniami, często zasadne jest utworzenie osobnego przedsiębiorstwa. Podlega ono pod jednostkę centralną i pozostaje z nią w ścisłym kontakcie. Uzgadniane są zarówno procesy, jakie będą realizowane w ramach umowy, jak i sposoby ich realizacji. W tym celu spisuje się szczegółowe procedury i wyznacza terminy oraz sposób realizacji powierzonych zdań. Rozwiązanie w postaci outsourcingu ma niewątpliwą przewagę nad tradycyjnym modelem utrzymywania specjalistów w każdym oddziale przedsiębiorstwa. Dzięki gromadzeniu zasobów ludzkich w jednym miejscu można do minimum zredukować poziom kosztów przez nich generowany. Co więcej, znacząco ogranicza to ryzyko operacyjne. Kolejnym plusem takiego rozwiązania jest możliwość ujednolicenia procedur, instrukcji tak, aby efekt mierzony był porównywalny w skali całego przedsiębiorstwa. Efekty uzyskane przez grupę dedykowanych specjalistów będą znacząco wyższe, ponadto w razie potencjalnych chorób, czy wymiany pracowników, członkowie zespołu będą w stanie z łatwością się zastępować. Ważnym czynnikiem jest dostosowanie działań prowadzonych przez dedykowanych pracowników z działu kadr, do obowiązujących wymogów prawnych. Niejednokrotnie są to regulacje z więcej niż jednego kraju, stąd wyspecjalizowane przedsiębiorstwa pełniące usługi tego typu, zobowiązane są do śledzenia ich na bieżąco. Niejednokrotnie tworzy się w tym celu osobne działy. Co zatem zawiera w sobie obsługa kadrowo-płacowa? Kontakty z urzędami skarbowymi i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (lub ich lokalnymi odpowiednikami). Kalkulacja wynagrodzeń, tworzenie listy płac zarówno dla pracowników krajowych, jak i zagranicznych. naliczanie odpowiednich składek chorobowych, zdrowotnych oraz rozliczanie podatku dochodowego. Jednostki będące stronami umowy decydują czy w zakres takich czynności wchodzić będzie także wypłata wynagrodzeń pracowniczych, czy tylko samo ich przygotowanie. Ponadto w obsłudze HR ważne jest przygotowanie deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Wiele firm korzysta także z pomocy w zakresie przygotowywania regulaminów związanych ze stosunkiem pracy, czyli regulaminu wynagrodzeń i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wszystkie te działania mają na celu odciążenie jednostki zlecającej, tak aby maksymalnie ją odciążyć i pozwolić na realizowanie działań operacyjnych, do których została powołana.
